Wie sorgen Sie für die Sicherheit von Veranstaltungsteilnehmern?

Als Veranstalter von eigenen Ereignissen und Teilnehmer an externen Veranstaltungen liegt uns das Thema Sicherheit sehr am Herzen. Einerseits betrifft das die persönliche, körperliche Sicherheit unserer Kunden, Partner, Mitarbeiter und Lieferanten auf der Veranstaltung. Des Weiteren hinaus geht es um Datensicherheit, technische Sicherheit, finanzielle Sicherheit und nicht zuletzt gefühlte Sicherheit – vor, während und nach einem Ereignis.

Auswahl der Destination
Hier nehmen wir eine Risikoanalyse vor: Welches Gefahrenpotenzial birgt die Region/Stadt/Veranstaltungsstätte? Aspekte sind die politische Situation, die physische Sicherheit (Beispiel Terrorismus), Datenschutz und die Sicherheit der Infrastruktur (Flughafen, ÖPNV, Straßen, Stromversorgung).

Konstituierung eines Teams
Bereits Monate vor der Veranstaltung konstituiert sich ein Team, das regelmäßig „upgedated“ wird und bei Bedarf reagieren kann. Dieses Team besteht aus den Bereichen Mobilität (Transport und Unterbringung), Kommunikation (regelmäßige Kommunikation und Krisenkommunikation), Recht und Human Resources, Risiko und Compliance. Darüber hinaus wird vorab ein Krisenstab eingerichtet. Dieser Stab ist für den Krisenfall schon vorbereitet und gebrieft. Im Fall des Falles geht er das Krisenmanagement mit den beteiligten Stellen wie Veranstaltungsstätte, Polizei und Feuerwehr an. Das detaillierte Sicherheitskonzept basiert auf der Risikoanalyse und geht dann stark ins Operative: Auswahl lokaler Dienstleister, Eingangs- und Zugangskontrollen, Briefings für Mitarbeiter und Personal, Sicherheits-Hotline, Material- und Inventarregistrierung, medizinisches Personal, Kontakt zu lokalen Behörden – und vieles mehr. Die beschriebenen Maßnahmen werden standardmäßig geplant und umgesetzt. Besonders wichtig ist uns, die Sicherheit für die Teilnehmer greifbar zu machen, so dass sie sich auch sicher fühlen. Dafür spielen viele Teams zusammen.

Beispiel Streik
Für den Fall eines eintretenden Streiks am Veranstaltungsort helfen folgende Aktivitäten, die Auswirkungen zu mindern:

• Ankündigung und ständige Updates des Status an die Teilnehmer über Website, E-Mail und Social Media unter Nutzung unabhängiger Quellen.
• Planung von verschiedenen Szenarien: Wie können wir Teilnehmer zu ihren Hotels bringen, wenn Taxifahrer streiken oder die Hauptverkehrsstraßen lahmgelegt sind? Diese Maßnahmen werden dann ebenfalls kommuniziert.
• Hotels: aktive Ansprache von Teilnehmern, die in Streikgebieten untergebracht sind. Ihnen wird Hilfe bei einer Ausquartierung angeboten.
• Vorhalten von größeren Mengen an Speisen und Getränken, wenn Gäste den Veranstaltungsort nicht verlassen können. 
• Unterstützung bei Flugbuchungen und Umbuchungen. Auch werden Kontaktmöglichkeiten zu Fluggesellschaften über die jeweiligen Websites und vor Ort eingerichtet.

Hier bietet sich die Chance, den Teilnehmern in schwierigen Situationen eine akzeptable Eventerfahrung zu gewährleisten. Durch ein gutes Informationsmanagement werden sie sensibilisiert und haben auch Verständnis für kleine Unannehmlichkeiten. Das wandelt einen tatsächlichen Nachteil in einen Vorteil und sorgt für viel positives Feedback.

Bedeutung sozialer Netzwerke
Die sozialen Netzwerke sind ein wichtiger Faktor – in beide Richtungen. Kritische Situationen lassen sich durch das Monitoring von Social Media schneller feststellen: Welche Straßen sind durch einen Streik betroffen? Ist es sicherer, die Teilnehmer einen bestimmten Weg nehmen zu lassen? Gleichzeitig kann über diese Kanäle auch Information vermittelt werden: Bitte sehen Sie sich vor, checken Sie Ihre Flugverbindungen auf Ausfälle und vieles mehr.

Ausblick und Fazit
Mit der weiter zunehmenden Technisierung und globalen Vernetzung werden Versorgungssysteme und Infrastrukturen störanfälliger – während die Gesellschaft immer abhängiger vom reibungslosen Funktionieren ist. Eine übergreifende Dimension ergibt sich aus der zunehmenden Digitalisierung. Datensicherheit wird noch bedeutender, denn durch sporadisches oder kontinuierliches „Hacken“ können sich erhebliche Beeinträchtigungen für den Eventbereich ergeben. Generell ist das Gefühl gewährleisteter Sicherheit für die Veranstaltungsbranche sehr relevant. Trotzdem – oder gerade deshalb – dürfen die Sicherheitsvorkehrungen im Veranstaltungsablauf nicht allzu störend sein.