Messe & Kongress digital: Mehr Effizienz, mehr Dialog

Gemeinsam mit Ungerboeck Software hat die niederländische Messegesellschaft RAI Amsterdam eine Online-Serviceplattform für ihre Aussteller eingerichtet.

Der neue „One-Stop-Shop“ dient dazu, die Kundenbetreuung zu verbessern und die Kommunikation zu optimieren. Während der Vorbereitung des Projekts führte die RAI eine Umfrage unter ihren Ausstellern durch. So wollten die Verantwortlichen herausfinden, was beim Online-Shop verbessert werden kann. Dabei sind sowohl Marketingaspekte als auch technische Finessen berücksichtigt worden. Die gewonnenen Erkenntnisse wurden mit der Einrichtung der Ausstellerplattform in die Praxis übertragen. Das Online-Portal bildet wichtige Berührungspunkte zu den Kunden entlang einer „Exhibitor Journey“ ab. Zu diesen „Touchpoints“ bei der Reise von der Messewahrnehmung über die Vorbereitung bis zur Umsetzung zählen etwa E-Mails oder Telefonkontakte. Für den Aussteller und für die RAI ergibt sich durch das Portal ein enormes zeitliches Einsparpotenzial. Eine Vertriebsautomatisierung kann vor allem bei Artikeln und Dienstleistungen von Vorteil sein, die obligatorisch und wenig erklärungsbedürftig sind.

Die Online-Plattform der RAI kombiniert sämtliche wichtigen Bereiche des Ausstellermanagements. User müssen sich nicht auf verschiedenen Webseiten einloggen, sie können alles über ein Portal ordern: Messestandbestellungen, WiFi, Strom und Wasser, Möbel, Dekoration oder ergänzende Leistungen wie Logistik oder Hotelbuchungen. Dazu werden außerdem aussagekräftige und qualitativ hochwertige Bilder verwendet. Auf diese Weise erhalten die ausstellenden Firmen eine noch bessere Vorstellung davon, welche Dienstleistungen und Artikel zur Verfügung stehen. Trotz des digitalen Angebots wird der menschliche Faktor keinesfalls überflüssig. Im Gegenteil: Durch die Erhöhung der Effizienz haben Messeverkaufs- und Serviceteams nun noch mehr Zeit für Gespräche mit ihren Kunden.

Für die RAI war das Erstellen sogenannter „Aussteller-Personas“ immens wichtig, um die individuellen Bedürfnisse der ausstellenden Unternehmen nachvollziehen zu können. Vereinfacht gesagt, handelt es sich bei diesen Personas um Prototypen, die Personen einer Zielgruppe mit Merkmalen und ihrem Nutzungsverhalten charakterisieren. Je nach Messe und Ausstellerart wurden bei der RAI verschiedene Profile mit individuellen, unterschiedlichen Bedürfnissen festgelegt. Somit konnte sich das Team ein umfangreicheres und besseres Verständnis der Kundenerwartungen erarbeiten. 

Und wie sehen solche Aussteller-Personas aus und was ist für sie wichtig? Ungerboeck beschreibt dies anhand des fiktiven Beispiels eines internationalen Ausstellers auf einer von der RAI organisierten B2B-Messe: Der Kunde benötigt Anreise und Unterkunft. Daher sind eingebundene Hotelleistungen und potenzielle touristische Angebote interessant. Beim Catering und Standpersonal geht es darum die Kosten für Transport und Anreise einzusparen. Der Aussteller kann mit entsprechenden Offerten für Möbel, Catering oder Messehostessen unterstützt werden. Eine Verlinkung zu Angeboten des öffentlichen Nahverkehrs oder Informationen zum Transfer von und zum Flughafen könnte ebenfalls hilfreich sein (www.ungerboeck.com).

Zu den nervigsten Dingen für Aussteller gehört es, wenn sie sich zum Planen ihrer Messe auf verschiedenen Portalen einloggen müssen. Wenn jede messebezogene Dienstleistung von einem anderen Anbieter bereitgestellt wird, raubt die Planung viel Zeit. Die Aussteller haben es leichter, wenn diese Leistungen gebündelt und über einen einzigen Online-Shop angeboten werden. Durch die komplette Integration der Serviceleistungen können die Messeunternehmen alle Daten in einem Programm erfassen. Das hat diverse Vorteile:
 
Zufriedenes Personal:

• Weniger Zeit für die Eingabe der Daten 
• Eine effiziente Bearbeitung der Bestellungen
• Saubere und einfach erstellte Verträge, Bestellungen und Rechnungen
• Upselling-Potenzial

 
Zufriedene Kunden:

• Alles aus einer Hand
• Effiziente Online-Bestellungen
• 24 Stunden an sieben Tagen in der Woche verfügbar
• Visualisierung von Bestellungen
• Automatische Erinnerungen

 
Quelle: Ungerboeck