Welche Messe-Dienstleistungen lassen sich vorteilhaft outsourcen?

Wer bestimmte Dienstleistungen rund um die eigene Messebeteiligung in professionelle Hände gibt, schont Zeit, Budget und häufig auch die Nerven. Ein solches Vorgehen führt im Normalfall zu mehr Effizienz.

Photo: Angelica und Thomas Stäbler
Photo: Angelica und Thomas Stäbler

Experten:
Angelica und Thomas Stäbler
Geschäftsführung
Perfect Meeting
Seefeld / München

Hotel-Service
Die Recherche bei den bekannten Online-Buchungsplattformen verschafft Ausstellern einen groben Überblick. Andererseits sind dort meist nicht mehr als neun Zimmer buchbar. Zwar stimmen die Angaben wie die Fahrtzeit zum Messegelände. Allerdings gilt dies nicht für die Rushhour oder die An- und Abfahrtszeit zur Messe, wo es oft deutlich länger dauert. Dagegen hat Perfect Meeting die Hotels und Fahrtstrecken zuvor gecheckt und bietet eine qualifizierte Beratung – anhand der vorab erfragten Bedürfnisse des Kunden. Dabei kann es durchaus sinnvoll sein, auch mal mehr pro Übernachtung zu bezahlen. Denn ein Hotel mit Gastronomie im Umfeld fördert eher die Stimmung des Ausstellerpersonals, als eine Herberge im abgelegenen Industriegebiet. Und: Aufgrund von frühzeitigen Rahmenabschlüssen mit Hotelketten verfügen wir bei diversen Messen über große Zimmerkontingente zu guten Konditionen. Durch unser Einkaufsvolumen können wir mit den Hotels auf Augenhöhe verhandeln. 

Teilnehmer-Management
Hier stellt sich die Grundsatzfrage: Will sich ein Aussteller die gesamte administrative Arbeit, vielleicht verbunden mit Turbostress, tatsächlich „ans Bein binden“? Alternativ ermöglicht unser Team eine schnelle, effiziente und professionelle Teilnehmerverwaltung. Dazu gehören die stetige Aktualisierung der Anmeldungen, Absagen und Umbuchungen genauso wie die Online-Registrierung und Verwaltung. Hinzu kommen der Versand individueller Bestätigungsmails mit veranstaltungsspezifischen Informationen und die Aufbereitung und Formatierung von Kundendaten einschließlich Erfassung individueller Kundenwünsche. Auf das online-basierte Tool kann jederzeit zurückgegriffen werden, um den Status abzufragen: Sind alle Mitarbeiter bereits eingeladen? Wer hat sich zurückgemeldet? Wurden die Buchungen veranlasst?

Transfer-Leistungen
Soll es eine Abholung per Limousine auf dem Rollfeld für den CEO sein? Oder ein Shuttle oder Reisebus für die Standmannschaft? Sämtliche Arten von Transporten rund um die Messe oder zur Abendveranstaltung sind umsetzbar. Weil wir auf erfahrene Partner zurückgreifen, profitiert der Kunde von einem Informationsvorsprung und die Koordination liegt in einer Hand. Was ist aktuell der schnellste Anfahrtsweg, für welchen Zeitpunkt muss das Transportmittel bestellt werden? Letzteres bringt durchaus Einsparpotenzial mit sich. Wird nämlich ein Bus pünktlich zum Messeschluss geordert, obwohl das Ausstellerpersonal noch 25 Minuten bis zum Abfahrtspunkt braucht, entstehen Leerzeiten. Mit entsprechendem Wissen können unnötige Zusatzfenster und damit Kosten vermieden werden.  

Concierge-Service
Hier handelt es sich um ein kostenloses Angebot, das für den Kunden – während seines Aufenthaltes – 24 Stunden am Tag zur Verfügung steht. Die Vorteile liegen auf der Hand: So sind etwa bei Megamessen wie der Bauma in München sämtliche einschlägigen Restaurants einige Wochen vorher ausgebucht. Daher haben wir schon lange vorher Kontingente reserviert. Über an den Ständen ausliegende Listen fragen wir die Aussteller bis zu einem festgelegten Tageszeitpunkt nach ihrem Bedarf ab. Sollten einzelne Plätze nicht benötigt werden, kann das Restaurant sie kurzfristig freigeben. Auch Stadtrundfahrten oder Veranstaltungstickets lassen sich organisieren. Ein anderes Beispiel ist die permanente Aktualisierung von Zimmerlisten. So wird vermieden, dass „Herr Müller“ abgewiesen wird, weil die vom „Kollegen Meier“ abgesagte Übernachtung der Rezeption noch nicht bekannt ist. Auch können „No-Show-Kosten“ verhindert werden, wenn das Hotel nicht genutzte Zimmer wieder in den Verkauf gibt. 

Eine Kontaktperson ist während der Messe immer erreichbar. (Photo: Perfect Meeting)
Eine Kontaktperson ist während der Messe immer erreichbar. (Photo: Perfect Meeting)

Messe-Event
Dazu zählen die Locationsuche, Einladungs- und Registrierungsprozessese genauso wie die Durchführung vor Ort. Auch hier lassen sich Komplett-Leistungen oder einzelne Maßnahmen buchen. Selbstverständlich kann jeder Messeverantwortliche selbst aktiv werden. Oft braucht es für ein B2B-Event jedoch viel Know-how, Zeit und Erfahrung, sodass ein Outsourcing sinnvoll ist.

Weitere Dienstleistungen
Catering: Wir screenen den Markt. Letzlich entscheidet der Kunde, ob die Angebote unserer Partner interessanter sind oder sein eigener Caterer zum Zug kommt. Personal: Seit vielen Jahren arbeiten wir mit persönlich ausgewählten, mehrsprachigen und geschulten Messe-Hostessen zusammen. Messebau- und Fotodienstleistungen werden ebenfalls angeboten. Durch die Bündelung verschiedener Dienstleistungen werden Schnittstellenprobleme minimiert, da der Kunde nur einen Ansprechpartner hat. Bei der Kommunikation und Zusammenarbeit mit Ausstellern gelten unsere Unternehmenswerte: Offenheit, Fairness, Partnerschaft und Langfristigkeit.

Perfect Meeting ist für über 1.700 Kunden aktiv und unter anderem offizieller Partner der GHM München, für die Messe The Smarter Europe (ehemals Intersolar) und für TSS Worldwide (US-Repräsentanz von Messe München und Messe Essen).

Dieser Beitrag ist erschienen in TFI Heft 3/2018

 
 

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