Wie funktioniert ein professionelles Einladungsmanagement?

Ob großes Firmenjubiläum, Sommerfest für Kollegen und Mitarbeiter, Messe-Event, glanzvolle Gala oder festliches Charity-Dinner mit Modenschau und Musik: Die Organisation und Planung beginnt früh, teilweise sogar viele Monate vorher. Eine besondere Bedeutung kommt dabei der Einladung zu.

Photo: Patrick von Ribbentrop
Photo: Patrick von Ribbentrop

Experte: Patrick von Ribbentrop
Geschäftsführer EventKingdom 
Berlin

Erster Eindruck 

Für Gäste ist die Einladung der erste Eindruck, den sie von einer Veranstaltung erhalten. Ihre Gestaltung hat daher einen erheblichen Einfluss darauf, ob die Eingeladenen zu- oder absagen. Verschickte Einladungen müssen nicht nur optisch ansprechend sein, um sich angesichts des „information overload“ aus der Flut von Sendungen abzuheben. Sie sollten sich außerdem auch an der Gestaltung der geplanten Veranstaltung beziehungsweise am Corporate Design des einladenden Unternehmens orientieren.   

Stilvolle Digitalpost 

Schöne Einladungskarten mit effizienter Empfangsübersicht und Gästemanagement finden Veranstalter von Ereignissen jeglicher Art bei EventKingdom. Dabei kann der einladende Gastgeber auf vielfältige Designvorlagen zurückgreifen, die für die jeweilige Veranstaltung bearbeitet und angepasst werden können. Die elektronischen Einladungen des Einladungsportals sind mit herkömmlichen Online-Einladungen nicht zu vergleichen: Die Gäste erhalten ihre Einladung in einem kunstvollen virtuellen, animierten Briefumschlag. Darüber hinaus lassen sich die Eingeladenen – falls gewünscht – dank einer Personalisierungsfunktion persönlich ansprechen.     

Individuelles Design 

Wünschen sich Veranstalter eine persönliche Note, besteht für sie die Möglichkeit, die Vorlagen mit eigenen Fotos individuell anzupassen. Alternativ können sie selbst gestaltete Karten hochladen oder sich ein individuelles Design entwickeln lassen. Den visuellen Wünschen sind dabei kaum Grenzen gesetzt: Das reicht von der Auswahl des Briefumschlagfutters über einen musikalischen Gruß als Vorgeschmack bis zur individuellen Gestaltung der digitalen Briefmarke.   

Praktisches Antwortmanagement 

Als ergänzendes Element wird ein praktisches Antwort- und Gästemanagement angeboten. Die Eingeladenen können mit einem oder wenigen Klick(s) zu- oder absagen. Auch für die Gastgeber oder Versender ist es ganz einfach, die Übersicht über den aktuellen Status zu behalten: Kinderleicht können Zu- und Absagen oder Gästekontaktdaten gesichtet und in übersichtlichen Tabellen eingesehen werden. Denn die Bedienung der Seite ist intuitiv und funktioniert auch ohne Fachwissen. Zudem besteht die Möglichkeit, Erinnerungseinladungen einzusetzen, wenn sich potenzielle Gäste noch nicht zurückgemeldet haben.  

Vielfältige Optionen 

Eine andere Variante sind „Save the date“-Sendungen, um schon vorab auf ein Event aufmerksam zu machen. Zu einem späteren Zeitpunkt kann dann die eigentliche Einladung auf dem Postweg verschickt werden. Für Veranstalter gibt es auch noch die Option, zu unterschiedlichen Ereignissen innerhalb ihrer Veranstaltung einzuladen – beispielsweise, wenn ein Seminar oder ein Empfang als Teil der Tagung nur für eine bestimmte Zielgruppe relevant ist. Und auch bei der Form des Versandes hat der Gastgeber die Wahl: Die Aussendung erfolgt online oder via Facebook.

Die Hotelkette Hyatt nutzt die digitalen Einladungen regelmäßig weltweit für kleine und größere Events. (Photo: EventKingdom / Hyatt)
Die Hotelkette Hyatt nutzt die digitalen Einladungen regelmäßig weltweit für kleine und größere Events. (Photo: EventKingdom / Hyatt)

Günstiger Versand 

Das Angebot von EventKingdom ist spürbar günstiger und umweltfreundlicher als konventionelle Papiereinladungen. Die Kosten variieren je nach Ausführung und Zahl der gekauften virtuellen „Briefmarken“ (Stamps). Wer das Mindestkontigent von 30 Marken ordert, zahlt 16,6 Cent pro Marke. Bei 3.000 „Stamps“ wären es gerade mal 6,5 Cent, was einem Gesamtpreis von 195 EUR entspricht. Theoretisch gäbe es auch günstige Maßnahmen um Gäste zu einer Veranstaltung einzuladen, aber nur auf den ersten Blick. Der alternative Einladungsversand per E-Mail wäre zwar kostenlos. PDF-Anhänge sind jedoch nicht mehr zeitgemäß und führen obendrein zu einer deutlich schlechteren Antwortquote. Zudem entstehen durch das Fehlen der Empfangsübersicht und des Gästemanagements sichtlich höhere Verwaltungskosten.   

Aktuelle Fallbeispiele 

Die soeben eröffnete Mall of Berlin nutzte den Service von EventKingdom: Das neue Shoppingparadies lud zur Opening Party am Vorabend der Eröffnung mehr als 7.000 Gäste über die Plattform ein. Außerdem steuerte die Mall of Berlin darüber das gesamte Gästemanagement. Das Ergebnis: Über 6.000 Gäste inklusive Begleitung sagten zu. Ein anderes Beispiel liefert die Hotelkette Hyatt. Sie nutzt die digitalen Einladungen regelmäßig weltweit für unterschiedliche Events – zum Beispiel für Einladungen zu exklusiven, kleineren Veranstaltungen oder für größere Empfänge mit rund 500 Gästen. Der Grund: Das Hyatt legt großen Wert auf einen weltweit einheitlichen Stil in der gesamten Kommunikation. So wird sichergestellt, dass alle Einladungen den Unternehmens-Standards entsprechen.   

Digitaler Event-Trend 

Die Entwicklungen im Bereich Event und Einladungen gehen klar in Richtung digital. Je mehr das Internet ein Teil unseres Lebens wird, desto mehr spielt Stil auch in der digitalen Kommunikation eine Rolle. Papierkarten werden zu besonderen Anlässen zwar weiterhin verschickt, aber immer seltener und oft nur noch an ausgewählte Gäste (www.eventkingdom.com).

 
 

Dieser Beitrag ist erschienen in TFI Heft 6/2014

 
 

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