Wie sollte sich der Projektablauf eines Messeauftritts gestalten?

Der FAMAB hat ein Konzept entwickelt, das in fünf Phasen exemplarisch den Ablauf eines Messe- und Markenauftritts beschreibt – von der Planung bis zur Durchführung.     

Photo: Elfie Adler
Photo: Elfie Adler

Expertin: Elfie Adler
Geschäftsführerin FAMAB 
Verband Direkte Wirtschaftskommunikation

1. Phase: Akquisition/Angebot 

FAMAB-Mitglieder verpflichten sich zu nachvollziehbarer Preisgestaltung, eindeutiger Leistungsbeschreibung und verursachungsgerechter Abrechnung von Leistungen. Nachvollziehbare Preisgestaltung bedeutet, dass einzelne Leistungen auch einzeln beschrieben und bewertet werden – in Form einer Gliederung in sinnvolle Einheiten, wie Transport, Bodenbelag oder anderes. So ist für den Kunden nachvollziehbar, welche Leistungen enthalten sind und es kommt nicht zu bösen Überraschungen durch Nachträge. Darüber hinaus plädieren die FAMAB-Mitglieder für die Berechnung ihrer Kosten für Entwürfe und Präsentationen. 

2. Phase: Planung und Organisation 

Ab dieser Stufe dokumentieren die Mitglieder des FAMAB alle Projektabläufe vollständig und aktualisieren sie unaufgefordert. So gewährleisten sie ihren Kunden während des gesamten Projekts eine Transparenz in Bezug auf Kosten, Qualität und Termine. Den Kunden steht ab jetzt ein definierter Ansprechpartner zur Verfügung. Weil in die Planung sowohl Eigen- und Fremdgewerke eingehen, werden zugekaufte Produkte und Leistungen einem Qualitätssicherungsprozess unterworfen – das heißt: Lieferanten und Dienstleister sind vor der Beauftragung mittels standardisiertem Verfahren zu überprüfen. Das betrifft ihre Bonität im gleichen Maße wie die Leistungsfähigkeit und Produktqualität.   

Elfie Adler (l.) und ihre FAMAB-Kollegen fordern Transparenz bei Kosten, Qualität und Terminen. (Photo: FAMAB)
Elfie Adler (l.) und ihre FAMAB-Kollegen fordern Transparenz bei Kosten, Qualität und Terminen. (Photo: FAMAB)

3. Phase: Produktion 

Die FAMAB-Mitglieder setzen bei der Produktion auf einen nachhaltigen und systematisierten Materialeinsatz: Wo es möglich und sinnvoll ist, findet Material nicht nur eine einmalige Nutzung, sondern wird mehrfach verwendet. Plangetreue Umsetzung und fortlaufende Qualitätskontrollen bewirken eine konstante Ausführungsqualität.

4. Phase: Logistik und Aufbau 

Zur Umsetzung eines Projektes nehmen FAMAB-Mitglieder eine Bauzeitenplanung vor, beginnend mit Auftragserteilung. Schließlich werden häufig Bauteile bereits im Unternehmen vormontiert. Je nach Komplexität des Standes gehört auch eine Logistikplanung für die Anlieferung dazu. Bei allen Arbeiten achten die Mitglieder besonders auf die Einhaltung der jeweiligen gesetzlichen und lokalen Bestimmungen. Dies betrifft unter anderem die Arbeitssicherheit – wie Arbeitszeitordnung, Gerätesicherheit, Erlaubnisse für Maschinenführer, persönliche Schutzausrüstung und bauliche Schutzmaßnahmen. Bei Projekten in fernen Ländern überprüft dies in der Regel (bei kleineren Projekten) ein bekannter Partner vor Ort oder ein Projektleiter des eigenen Unternehmens. Für alle Leistungen, die nicht am Unternehmensstandort erbracht werden, wird eine Wegeoptimierung vorgenommen. Beispielsweise werden Bauteile gar nicht zurück zum Unternehmen gebracht, sondern direkt zum nächsten Auftritt des Kunden. Verpackung, Warensicherung und Müllentsorgung prüfen FAMAB-Mitglieder ebenso unter dem Gesichtspunkt der Nachhaltigkeit. Die Montagephase endet mit der Übergabe an den Auftraggeber und wird mit einem Übergabeprotokoll dokumentiert. Auf der Messe sind Mitarbeiter verpflichtet, sich gegenüber Auftraggebern, Kollegen und Wettbewerbern einwandfrei zu verhalten: Wünsche des Kunden müssen respektiert und wenn möglich umgesetzt werden. Zum „Code“ gehört genauso ein vernünftiges Verhalten zu Kollegen, selbst wenn es hoch hergeht. Auch: Wettbewerber werden respektvoll behandelt.   

5. Phase: Durchführung/Service/Nachbereitung 

FAMAB-Mitglieder stellen sicher, dass auch während der Laufzeit einer Veranstaltung über das qualifizierte Stand-by-Personal hinaus jederzeit ein Ansprechpartner erreichbar ist. Beide Anlaufstellen sind wichtig: Wenn zum Beispiel die Spülmaschine ausläuft, nützt der nächtlich anrufbare Projektleiter herzlich wenig. Andererseits bringt der Spülmaschinentechniker nichts, wenn es darum geht, Veränderungen am Stand vorzunehmen. Für die interne Nachbereitung eines Projekts werden Baustellenberichte, die Dokumentation des Projektmanagements und Nachkalkulationen verwendet. Sie dienen als Grundlage für ein Feedback-Gespräch mit dem Auftraggeber. Besagte Nachkalkulationen können durch unvorhersehbare Ereignisse, wie den versehentlich angehenden Hallensprinkler zustande kommen oder etwa bei nicht spezifizierten Angeboten und – das ist der ärgerlichste Fall – durch Missverständnisse. Jegliche Beanstandungen des Kunden werden systematisch bearbeitet, die Beteiligten suchen aktiv Lösungsvorschläge im Sinne einer langfristig erfolgreichen Zusammenarbeit.

 
 

Dieser Beitrag ist erschienen in TFI Heft 2/2013

 
 

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