Als Veranstalter von eigenen Ereignissen und Teilnehmer an externen Veranstaltungen liegt uns das Thema Sicherheit sehr am Herzen. Einerseits betrifft das die persönliche, körperliche Sicherheit unserer Kunden, Partner, Mitarbeiter und Lieferanten auf der Veranstaltung. Des Weiteren hinaus geht es um Datensicherheit, technische Sicherheit, finanzielle Sicherheit und nicht zuletzt gefühlte Sicherheit – vor, während und nach einem Ereignis.
Experte:
Mathias Sondermann
Director Global Events
SAP
Auswahl der Destination
Hier
nehmen wir eine Risikoanalyse vor: Welches Gefahrenpotenzial birgt die
Region/Stadt/Veranstaltungsstätte? Aspekte sind die politische Situation, die
physische Sicherheit (Beispiel Terrorismus), Datenschutz und die Sicherheit der
Infrastruktur (Flughafen, ÖPNV, Straßen, Stromversorgung).
Konstituierung eines
Teams
Bereits
Monate vor der Veranstaltung konstituiert sich ein Team, das regelmäßig
„upgedated“ wird und bei Bedarf reagieren kann. Dieses Team besteht aus den
Bereichen Mobilität (Transport und Unterbringung), Kommunikation (regelmäßige Kommunikation
und Krisenkommunikation), Recht und Human Resources, Risiko und Compliance.
Darüber hinaus wird vorab ein Krisenstab eingerichtet. Dieser Stab ist für den
Krisenfall schon vorbereitet und gebrieft. Im Fall des Falles geht er das
Krisenmanagement mit den beteiligten Stellen wie Veranstaltungsstätte, Polizei
und Feuerwehr an. Das detaillierte Sicherheitskonzept basiert auf der
Risikoanalyse und geht dann stark ins Operative: Auswahl lokaler Dienstleister,
Eingangs- und Zugangskontrollen, Briefings für Mitarbeiter und Personal,
Sicherheits-Hotline, Material- und Inventarregistrierung, medizinisches
Personal, Kontakt zu lokalen Behörden – und vieles mehr. Die beschriebenen
Maßnahmen werden standardmäßig geplant und umgesetzt. Besonders wichtig ist
uns, die Sicherheit für die Teilnehmer greifbar zu machen, so dass sie sich
auch sicher fühlen. Dafür spielen viele Teams zusammen.
Beispiel Streik
Für den Fall eines eintretenden Streiks am Veranstaltungsort helfen folgende Aktivitäten, die Auswirkungen zu mindern:
Hier bietet sich die Chance, den Teilnehmern in schwierigen Situationen eine akzeptable Eventerfahrung zu gewährleisten. Durch ein gutes Informationsmanagement werden sie sensibilisiert und haben auch Verständnis für kleine Unannehmlichkeiten. Das wandelt einen tatsächlichen Nachteil in einen Vorteil und sorgt für viel positives Feedback.
Bedeutung sozialer
Netzwerke
Die
sozialen Netzwerke sind ein wichtiger Faktor – in beide Richtungen. Kritische
Situationen lassen sich durch das Monitoring von Social Media schneller
feststellen: Welche Straßen sind durch einen Streik betroffen? Ist es sicherer,
die Teilnehmer einen bestimmten Weg nehmen zu lassen? Gleichzeitig kann über
diese Kanäle auch Information vermittelt werden: Bitte sehen Sie sich vor,
checken Sie Ihre Flugverbindungen auf Ausfälle und vieles mehr.
Ausblick und Fazit
Mit
der weiter zunehmenden Technisierung und globalen Vernetzung werden
Versorgungssysteme und Infrastrukturen störanfälliger – während die
Gesellschaft immer abhängiger vom reibungslosen Funktionieren ist. Eine
übergreifende Dimension ergibt sich aus der zunehmenden Digitalisierung.
Datensicherheit wird noch bedeutender, denn durch sporadisches oder
kontinuierliches „Hacken“ können sich erhebliche Beeinträchtigungen für den
Eventbereich ergeben. Generell ist das Gefühl gewährleisteter Sicherheit für
die Veranstaltungsbranche sehr relevant. Trotzdem – oder gerade deshalb –
dürfen die Sicherheitsvorkehrungen im Veranstaltungsablauf nicht allzu störend
sein.
Dieser Beitrag ist erschienen in TFI Heft 1/2016
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