Messelogistik: Die Digitalisierung der Prozesse

Das neue Zeitalter in der Messe- und Eventlogistik hat längst begonnen. Die International Exhibition Logistics Association (IELA) thematisiert dies 2018 beim Kongress in San Francisco. 

„Die On-Site-Logistik profitiert ebenfalls von der Digitalisierung der logistischen Prozesse”, weiß Roland Kreitmayr von Schenker. (Photo: Michael Neuhaus)
„Die On-Site-Logistik profitiert ebenfalls von der Digitalisierung der logistischen Prozesse”, weiß Roland Kreitmayr von Schenker. (Photo: Michael Neuhaus)

Im Rahmen der Vorbereitungen sprach TFI mit dem Verband und zwei IELA-Mitgliedern: Roland Kreitmayr, Leiter Messen/Spezialverkehre Cluster Deutschland/Schweiz von Schenker Deutschland und Vincenzo Scrudato, Geschäftsführer von DHL Trade Fairs & Events. 

TFI: Wo hat die Digitalisierung die Messelogistikbranche erfasst?

Roland Kreitmayr, Leiter Messen/Spezialverkehre Cluster Deutschland/Schweiz von Schenker Deutschland. (Photo: Schenker)
Roland Kreitmayr, Leiter Messen/Spezialverkehre Cluster Deutschland/Schweiz von Schenker Deutschland. (Photo: Schenker)

Roland Kreitmayr, Schenker Deutschland: Die Digitalisierung hat die Messelogistikbranche in allen Bereichen erfasst: angefangen bei A wie Angebotserstellung bis Z wie Zollabwicklung. Die Digitalisierung erstreckt sich nicht nur auf kaufmännische, administrative Arbeitsschritte, wie die Vorlaufdisposition, sondern auch auf die operative Ebene des Tagesgeschäfts. In immer mehr Ländern werden elektronische Ausfuhranmeldungen verwendet, die Verzollung elektronisch oder Hauptlaufbuchungen bei Reedern und Airlines elektronisch getätigt. Die On-Site-Logistik profitiert ebenfalls von der Digitalisierung der logistischen Prozesse: Lkw- beziehungsweise Stapler-Leitsysteme ermöglichen schnelleres Be- und Entladen in den herausfordernd kurzen Auf- und Abbauzeiten; die Lagerung wird mittels elektronischem Lagerverwaltungssystem überwacht und elektronische Auftragsdispositionstools unterstützen alle logistischen Dienstleistungen auf dem Messegelände. Für den Kunden führt dies zu steigendem Komfort und mehr Transparenz. Die Auftragsannahme, direkt beim Kunden am Messestand mittels Tablet in Echtzeit und digitaler Verarbeitung, ist dabei nur ein Beispiel von vielen für die Vorteile des „neuen“ Kundenservices.

Vincenzo Scrudato, DHL: In der Tat hat die Digitalisierung unsere Arbeit bis hin zur „letzten Meile“ geprägt. Für eine effiziente Auftragsabwicklung bedarf es eines IT-gestützten Prozessablaufs. So werden Fehler vermieden und Kosten optimiert. Weiterhin erwartet der Kunde heute fast standardmäßig eine elektronische Sendungsverfolgung mit Statusmeldungen zu seiner Sendung. Auch bisher manuelle Prozesse wie das Messen von Sendungen können inzwischen mithilfe von modernster Technik schneller, genauer und einfacher abgewickelt werden. Diese Technik nutzen wir bereits erfolgreich auf Messeplätzen im Warenein- und Ausgang und machen damit durchweg gute Erfahrungen; auch was die Akzeptanz bei den Kunden betrifft.

Welche Vorteile bringt die Digitalisierung?

Roland Kreitmayr: Durch die Digitalisierung in der Messelogistik ergeben sich viele Vorteile – nicht nur für Aussteller, sondern auch für Veranstalter und Partner-Messespediteure. Auf Kundenseite sind Transparenz bei der Warenverfolgung und neue Formen des Kundenservice klare Vorteile. Veranstaltern stehen flexible professionelle Logistikpartner zur Seite, die schnell reagieren können, falls unvorhersehbare Änderungen auftreten, sei es bei veränderten Wetterbedingungen oder Sicherheitsbestimmungen. Meist ist dies durch die elektronischen Systeme problemlos und schnell umsetzbar, da die Abläufe schnell angepasst werden können. Die Abwicklung von stetig steigendem Volumen auf schrumpfenden Logistikflächen zugunsten größerer Ausstellungsflächen stellt uns immer wieder vor neue Herausforderungen. Digitale Prozesse, wie elektronische Avis, elektronisches Auftragsmanagement, Lkw- oder Stapler-Leitsysteme, elektronische Verzollung und transparente Warenverfolgung, unterstützen uns jedoch hierbei effizientere, einfachere Abläufe und schnellere Informationsströme zu realisieren.

Vincenzo Scrudato, Geschäftsführer DHL Trade Fairs & Events. (Photo: DHL)
Vincenzo Scrudato, Geschäftsführer DHL Trade Fairs & Events. (Photo: DHL)

Vincenzo Scrudato: Ja, in erster Linie haben wir unsere Kunden im Fokus. Wir stellen uns immer die Frage: Wie machen wir unsere Kunden erfolgreicher? Mit diesem Leitsatz finden wir Lösungen, die unsere Kunden nicht nur sehr schätzen, sondern auch nutzen, um schnell und einfach ihre Anforderungen an uns zu übertragen, dadurch mehr Zeit für ihre Kernkompetenz haben und damit erfolgreicher sind. Wir bei DHL haben in unseren internen Prozessen digitale Lösungen seit Jahren im Einsatz und auch bei der Auftragsabwicklung mit dem Kunden bieten wir digitale Lösungen an, um dem Kunden die bestmögliche Transparenz und höchste Nutzerfreundlichkeit zu garantieren. Für uns in der Abwicklung ergibt sich außerdem der Vorteil, dass wir von überall auf unsere Systeme zugreifen können und somit auch auf Delegationen stets von unseren innovativen Systemen profitieren.

Gibt es auch Nachteile?

Roland Kreitmayr: Mit der Instandhaltung und ständigen Updates der Systeme, etwa der Vernetzung mit bestehenden Systemen beispielsweise von Messegesellschaften und Lieferanten, sind hohe Investitionen verbunden. Dahinter steckt eine hohe Dynamik, die hinsichtlich der Haltbarkeitsdauer, stets berücksichtigt werden muss.

Vincenzo Scrudato: Natürlich bringt jede Innovation Gefahren und Risiken mit sich. Es gibt überall auch eine Schattenseite, jede Innovation birgt auch gewisse Risiken. Wer diese ignoriert oder blauäugig handelt, riskiert viel. Wir haben seit Jahren effektive Prozesse und Sicherungshebel, die uns weitestgehend vor den meisten Gefahren absichern, sodass eindeutig die Vorteile überwiegen. Wir scheuen uns dabei nicht, Investitionen in Technik und Personal zu tätigen. Bei uns stehen die Qualität und der Mensch an erster Stelle.

Welche Herausforderungen durch die Digitalisierung bestehen bei den IELA-Mitgliedern untereinander? Und was kann IELA als Verband zur Bewältigung beitragen?

Elizabeth Niehaus, IELA Executive Officer. (Photo: IELA)
Elizabeth Niehaus, IELA Executive Officer. (Photo: IELA)

Elizabeth Niehaus, IELA Executive Officer: Wir haben derzeit 165 Mitglieder aus 55 Ländern. Jedes Land für sich hat unterschiedliche Standards, entsprechend verschieden sind die IT-Lösungen. Deshalb ist unser Netzwerk, als Treffpunkt und Diskussionsplattform, so wichtig. Die Branche transformiert sich in Bezug auf die Menschen, Strukturen und Prozesse zunehmend. Darauf müssen wir uns als IELA, unsere Mitglieder wie auch Veranstalter und Aussteller neu einstellen. Als Verband ist es unsere Pflicht, uns den Herausforderungen unserer Zeit zu stellen und unsere Mitglieder bei den anstehenden Veränderungen zu begleiten. Wir haben uns sehr wichtigen Themen in  den jährlich stattfindenden Versammlungen gewidmet, wie Safety & Security 2016 in Dublin, Service 2017 in Prag. San Francisco und das Silicon Valley werden uns 2018 mit dem Thema Digitisation die besten Voraussetzungen bieten.

Roland Kreitmayr: In der Tat nehmen die unterschiedlichen länderspezifischen gesetzlichen Rahmenbedingungen enormen Einfluss auf die Prozesse. Zudem gibt es noch keine Standards für den effizienten Datenaustausch mit unseren Partnern weltweit. 

Vincenzo Scrudato: Besondere Herausforderungen anlässlich der Digitalisierung sehe ich nicht. Vielmehr werden die aktuellen Veränderungen noch mehr als Hemmnisse und Risiken sichtbar. Unterschiedliche Qualitätsstandards oder Code of Conduct sind nur einige Beispiele. Eine einheitliche Schnittstelle zum Datenaustausch untereinander wäre hier zum Beispiel ein wünschenswertes Ziel, hier könnte die IELA vermittelnd tätig werden.

Was sind die Kundenerwartungen heutzutage?

Vincenzo Scrudato: Einfach, schnell, zuverlässig, gut und kosteneffizient (www.dhl-tfe.com).

Roland Kreitmayr: Ein Rundumsorglos-Paket ist der Standard, schnell und einfach. Eine gute Beratung, schnelle Informationsflüsse und Rückflüsse, ob bei der Offerte, Auftragsbestätigung und -vergabe, Tracking oder Abrechnung; einen 24/7 Service erwarten die Kunden heutzutage. Trotz der Digitalisierung steht der Faktor Mensch weiterhin in unserer Branche im Fokus. Der persönliche Fachansprechpartner vor Ort ist daher immer noch unentbehrlich. Er gibt dem Kunden (ob Veranstalter oder Aussteller) die Sicherheit und das Vertrauen, das er braucht (www.dbschenker.de).

TFI: Vielen Dank an alle Beteiligten! 

Um die Vernetzung und weltweite Partnerschaften in der Messelogistik zu stärken, trifft sich die Branche jährlich beim IELA Congress & Partnering Event. 2018 vom 21. bis 26. Juni in San Francisco (www.iela.org).

 
 

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