Messelogistik: Termingerechte Anlieferung just-in-time

In München feierte im September die IAA Mobility ihre Premiere. Die Messedienstleister mac und Europfast arbeiteten erstmals gemeinsam im großen Rahmen zusammen.

Das Live-Kommunikations-Unternehmen mac aus Langenlonsheim hat bei der neuen Mobilitätsschau fünf anspruchsvolle Projekte verwirklicht. Dies sowohl Indoor, auf dem Summit, als auch Outdoor auf dem Königsplatz. „Die Herausforderung bei allen Projekten war die termingerechte Anlieferung des benötigten Standbaumaterials“, berichtet Melanie Hagedorn, Director Logistics bei mac. „Dadurch konnte die Montage kontinuierlich arbeiten und der vor Ort zur Verfügung stehende Stellplatz wurde bestens ausgenutzt“, sagt sie. „Dies betraf insbesondere das Projekt auf dem Königsplatz, da die Aufbauzeit geringer war.“ Dafür mussten die später unbedingt einzuhaltenden Timeslots für die Entladung acht Wochen vor Veranstaltungsbeginn gebucht werden.

Um die Anlieferung zu bewältigen, bedurfte es eines detaillierten Bauzeitenplans. Er bildete die Grundlage für die Kommission der einzelnen Bauteile. „So war das Material, das zum Bauen benötigt wurde, zum richtigen Zeitpunkt vor Ort“, erklärt Melanie Hagedorn. „Bei Abweichungen konnte kurzfristig nachgesteuert werden – durch Rückmeldungen von unseren Bauleitern an unser Lager.“ Hier kam dann die Zusammenarbeit mit Europfast ins Spiel. Die Lkws sind mit festen Anlieferzeiten bestellt worden, es wurde just-in-time angeliefert. Als herausfordernd erwies sich die Situation auf dem Königsplatz, eine enge Sendungsverfolgung der Transporte ist notwendig gewesen. „Es war unser erstes großes Projekt in Zusammenarbeit mit Europfast und es hat reibungslos geklappt“, resümiert Melanie Hagedorn von mac.

Mit der Ausrichtung der IAA Mobility sowohl auf dem Messegelände als auch in der Innenstadt wuchs der Schwierigkeitsgrad. „Die Veranstaltung fand an verschiedenen Locations in einer neuen Umgebung statt“, sagt Güray Saritas. „Wir waren viele Jahre auf Frankfurt eingestellt, jetzt ging es nach München“, so der Geschäftsführer von Europfast aus Neuhausen bei Stuttgart. „Hinzu kamen steigende Anforderungen im Open-Space-Bereich“, verweist er unter anderem auf schwer zugängliche Areale und Fußgängerbereiche. „Dazu gibt es Guidelines, die gelesen, verstanden und umgesetzt werden müssen“, beschreibt Saritas. Mit den Guidelines hatte sich die Europfast-Projektabteilung im Vorfeld auseinandergesetzt und die operative Umsetzung im August geplant. Die Disposition konnte alle relevanten Fragen betrachten und sich auf die Umsetzung einstellen. In der Umsetzungsphase wurden alle Lkw-Fahrer über die Bedingungen vor Ort informiert und an den jeweiligen Veranstaltungsstellen begleitet.

Als zeitintensiv gestaltete sich die kurzfristig geforderte, separate Anmeldung jedes einzelnen Fahrers. Auch die pandemiebedingten Maßnahmen bedeuteten einen ziemlichen Aufwand. Für das gesamte Projekt war eine enge Abstimmung zwischen Messebau und Logistik erforderlich. Neben der harten logistischen Arbeit gab es auch emotionale Momente. „Für mac ist es die erste große Messe-Verladung nach der Pandemie gewesen, nachdem davor lange nur Innenausbauten und Digitalprojekte umgesetzt werden konnten“, erzählt Güray Saritas. „Entsprechend wurde unser erster verladener Lkw von unserem Kunden gefeiert“ (www.europfast.com).