Wie entsteht beim ersten Messekontakt ein gutes Gefühl?

Der erste Eindruck zählt und entscheidet auch auf Messen über Erfolg und Misserfolg. Gutes Standpersonal muss kompetent sein und im Einklang mit dem Gesetz beschäftigt werden. Dann kann der Aussteller seiner Beteiligung beruhigt entgegensehen.

„Herzlich willkommen!“
Am Messestand ist der Empfang von Besuchern der „Schlüssel zum Erstkontakt“. Es empfiehlt sich, dafür eigens eine Person einzusetzen, die „an der Tür steht“ und darauf achtet, dass niemand „unangesprochen“ bleibt. Schließlich ist es nicht hilfreich, wenn der Vertriebsmitarbeiter im Gespräch mit Messebesuchern nervös herumschaut, um keine potenziellen Kunden zu verpassen – und andererseits gerade deswegen wichtige Interessenten verprellt. Auch bei der Kontaktaufnahme ist ein bisschen Einfallsreichtum gefragt. Ein absoluter No-Go-Satz ist der Klassiker ‚Kann ich Ihnen helfen?“ Da bringt es mehr, dem Besucher gleich zur Begrüßung ein Getränk anbieten, damit er sich willkommen und nicht überfordert fühlt.

Qualifiziertes Standpersonal
Viele Aussteller können nicht auf ausreichend eigenes Empfangspersonal zurückgreifen. Dabei ist der persönliche, menschliche Kontakt noch immer der entscheidende Faktor für eine gute Präsentation des Unternehmens. Gebuchtes Messepersonal tritt dem Gast freundlich und mit höflichen Umgangsformen gegenüber; es vermittelt quasi zwischen Messebesuchern und Mitarbeitern. Darüber hinaus sprechen Hostessen meist mehrere Fremdsprachen und sind somit in der Lage, auch mit ausländischen Fachbesuchern zu kommunizieren. Je nach Komplexität des Produkts, der Dienstleistung oder Firma braucht es eine Einweisung vor Messebeginn. Gerade bei größeren Teams mit zahlreichen externen Mitarbeitern wie Hostessen, Servicekräften oder Produktberatern ist das sinnvoll. So bilden alle Beteiligten schon zum Start der Messe ein eingespieltes Team und verfolgen ein gemeinsames Ziel. 

Rechtssichere Buchung
Viele Aussteller beachten nicht, dass Hostessen und auch anderes Standpersonal rechtssicher gebucht werden sollten. Entgegen der zum Teil noch gängigen Praxis ist deren Beschäftigung lohnsteuer- und sozialversicherungspflichtig. Zahlreiche Agenturen und Portale vermitteln „Dienstleister“ leider noch immer über den Gewerbeschein. Das Servicepersonal kann dadurch bequem, einfach und scheinbar günstig abgerechnet werden. Da es sich bei einer solchen Beschäftigung jedoch oft nur um scheinbar Selbständige handelt (§1 SchwarzArbG), kann das große Unannehmlichkeiten für Aussteller bedeuten. Auftraggebern, die sich dieser rechtlichen Feinheiten nicht bewusst sind, droht Ärger. Sie könnten sich bei einer Betriebsprüfung etwa mit behördlichen Ansprüchen oder Nachforderungen durch die Hostessen konfrontiert sehen. Selbst wenn das Personal über eine Agentur vermittelt wurde, haftet der Aussteller im Fall des Falles: Denn Risiko und Konsequenzen von Scheinselbständigkeit trägt – oft ohne es zu wissen – allein der Auftraggeber. Und: Der Zoll kontrolliert oftmals auch schon während der Messe, egal ob ausstellende Unternehmen die Gesetze einhalten oder nicht.

Rechtzeitige Kalkulation
Viele Preise wie Unterkunft oder Verpflegung explodieren zu Messezeiten. Gerne wird dann auch beim Personal aufgeschlagen. Für Hostessen, Servicepersonal oder das Catering sollten daher Vergleichsangebote eingeholt werden. So verschafft sich der Aussteller ein differenziertes Bild der zu erwartenden Preise. Vorsicht ist vor preislichen Ausreißern nach unten geboten: Solche Firmen sparen oft an gesetzlicher Konformität, zum Beispiel in Bezug auf Hygienevorschriften bei der Essenszubereitung und -lagerung. Für den Auswahlprozess muss unbedingt ausreichend Zeit einkalkuliert werden. Umgekehrt lassen zu lange Reaktionszeiten bei der Angebotserstellung bereits auf eine schlechtere Arbeitsweise des betreffenden Dienstleisters schließen. Als grobe Faustregel gilt: Mindestens drei Monate vor Messebeginn sollten dem Aussteller alle Offerten vorliegen. 

Digitaler Buchungsprozesses
Auch bei der Buchung von Messepersonal hält die digitale Transformation mittlerweile Einzug. Innerhalb des Buchungsprozesses gibt es immer bessere Werkzeuge – etwa spezielle Buchungs-, Projekt- und Mitarbeitersoftware, die den Aussteller, das bereitgestellte Messepersonal und die Agentur unterstützen können. Eine gute Software ermöglicht das transparente Buchen in Echtzeit. Gerade bei kurzfristigen Nachbesetzungen, beispielsweise aufgrund von Ausfällen bei den Festmitarbeitern, ist das oft die rettende Lösung.