Wie können Aussteller sparen?

Die Präsenz als Aussteller ist immer auch mit einem gewissen Risiko verbunden, da die Kosten im Vergleich zu anderen Marketingmaßnahmen relativ hoch ausfallen. Nachfolgend sind einige Faktoren zusammengestellt, mit denen sich die finanziellen Aufwendungen signifikant senken lassen.

Genaue Organisation
Wer die Messekosten seines Unternehmens drastisch reduzieren möchte, kommt nicht um eine detaillierte Planung herum. So ist es enorm wichtig, alle Maßnahmen und Aufgaben so früh wie möglich abzuarbeiten, damit die Termine rechtzeitig eingehalten werden können. Des Weiteren verhindert eine genaue Organisation, dass versteckte Kostenfaktoren übersehen werden, wodurch sich teure Eilzuschläge bereits im Voraus eliminieren lassen. Grundsätzlich sollten Unternehmen zusätzliche Dienstleistungen wie Telefonanschluss, Internet, Strom oder Wasserversorgung spätestens zehn Tage vor Messebeginn bestellen. Die Praxis zeigt nämlich, dass die Kosten zu einem späteren Zeitpunkt im Schnitt um ein Fünftel höher ausfallen. Zudem sollten Aussteller die benötigte Kapazität großzügig bemessen, um Engpässe und Zuschläge zu verhindern.

Richtiges Messeequipment
Es steht außer Frage, dass ein Großteil der Kosten durch das Messeequipment verursacht wird. Aus diesem Grund sollten Unternehmer hier auf möglichst funktionale Elemente setzen – bei denen sich beispielsweise Grafiken und Banner austauschen und so für mehrere Anlässe nutzen lassen. Weiterhin sollte sich das Equipment kompakt zusammenlegen lassen, um teure Transport- und Lagerkosten zu vermeiden. Hochwertiges Marketingequipment wird im Zuge von Kosteneinsparung gerne durch kostengünstige Alternativen ersetzt, obwohl dies in der Praxis eher kontraproduktiv ist. So geht minderwertiges Equipment wesentlich schneller kaputt, während es häufig gleichzeitig Defizite hinsichtlich der Funktionalität und Optik aufweist. Aufgrund von notwendigen Nachkäufen oder Reparaturen erweist sich billiges Equipment langfristig daher oft als teure Fehlinvestition. Aussteller sollten lieber auf weniger, aber dafür hochwertiges Messeequipment setzen. So lassen sich nicht nur Druck- und Materialkosten sparen. Außerdem können Ansehen und Image bei potenziellen Kunden gesteigert werden.

Rechtzeitig designen
Auch alle benötigten Designs und Grafiken für Werbebanner und mobile Messewände sind schon weit vor dem eigentlichen Messetermin fertigzustellen. Durch die Vermeidung von unnötigen Fehlern bei der Messeplanung können Aussteller bereits hier kostspielige Überstunden vorzeitig ausbremsen. 

Großaufträge platzieren 
Das Drucken von Broschüren, Bannern und ähnlichen Materialien stellt ebenfalls eine signifikante Kostenbelastung dar, die sich allerdings gezielt reduzieren lässt. So können Unternehmen häufig von den Mengenrabatten bei Großaufträgen profitieren. Aus diesem Grund sollten Aussteller alle notwendigen Materialien in einem Schwung anfertigen lassen, wodurch sich Druckkosten effektiv vermindern lassen.

Weniger ist mehr
Der Grundsatz „Weniger ist mehr“ gilt auch für die Anzahl der Unternehmensbroschüren und Werbemittel. Es sind immer nur so viele Exemplare mitzunehmen, wie auch wirklich benötigt werden. Um niemanden mit leeren Händen gehen zu lassen, können Aussteller alternativ einen Versand auf dem Postweg oder per E-Mail anbieten.

Transportkosten optimieren
Die Höhe der Transportkosten hängt eng mit dem eingesetzten Equipment zusammen. Beispielsweise können clevere mobile Messestände mit Faltmechanik das notwendige Transportvolumen und damit auch die Kosten senken. Das gilt genauso für leichtes Messeequipment wie unter anderem Messestände aus Aluminium. Auch bei den Transportkosten zahlt sich eine exakte Planung aus: Aussteller sollten genau wissen, wie viele Container benötigt werden und welches Gewicht sie erzeugen.

Anreisekosten senken
Hinsichtlich der Anreise für die Mitarbeiter und das Messepersonal lohnt sich eine detaillierte, frühzeitige Planung in jedem Fall. Wer Zugfahrten, Flüge, Transporte und Hotels rechtzeitig bucht, muss für gewöhnlich wesentlich weniger Geld auf den Tisch legen. Zudem sollten Aussteller beim Buchen nicht vor Fragen nach Gruppentarifen oder Sonderkonditionen zurückschrecken.

Aufbau clever planen
Es ist absolut zu empfehlen sich im Zuge des Standaufbaus ausschließlich auf normale Arbeitszeiten zu beschränken. Dadurch können sich Aussteller vor teuren Zuschlägen wie beispielsweise im Fall von Wochenendarbeit schützen. Genauso sind Überstunden beim Aufbau unter allen Umständen zu vermeiden.